En förfrågan utan tillräcklig information
Vad vill kunden ha hjälp med? Var finns jobbet? Hur når man personen?
ZERO-SUM / FRONT DESK
KUNDEN
KUNDEN
SKRIVER.
NÅGON BÖR
SVARA.
En digital kundmottagare som svarar på frågor, tar reda på vad kunden behöver och skickar rätt ärenden vidare till er vanliga inkorg.
En webbchatt / egna svar & rutiner / inga nya system att lära sig
01 / VARDAGEN
NI ÄR UTE PÅ JOBB.
01 / NYTT
02 / BLANDAT
03 / MANUELLT
NI ÄR UTE PÅ JOBB.
KUNDEN VÄNTAR INTE.
En ny kund vill ha offert. En annan har en fråga. En tredje behöver hjälp med ett pågående ärende. Allt kommer in samtidigt – men allt behöver inte hanteras på samma sätt.
Frågor och kundärenden i samma flöde
En allmän fråga är inte en offertförfrågan. Ett akut ärende kräver en annan rutin.
Företagaren får reda ut allt själv
När ni väl svarar måste ni börja med att fråga om det som hade kunnat samlas in direkt.
FRONT DESK TAR FÖRSTA STEGET
02 / SE DET SJÄLVSAMMA INKORG.
SAMMA INKORG.
OLIKA ÄRENDEN.
Välj ett kundärende och se hur FRONT DESK kan svara, sortera och lämna över informationen.
VÄLJ ETT EXEMPEL01 / 04
KUNDHej! Kan ni byta en varmvattenberedare i Hallstahammar?
FRONT DESKJa, det är en tjänst ni kan få hjälp med. Är det en befintlig beredare som ska bytas?
KUNDJa, en äldre modell. Jag heter Anna och nås på 070-XXX XX XX.
FRONT DESKTack. Jag sammanställer förfrågan och lämnar den vidare till företaget.
FIKTIV DEMO / INGEN RIKTIG KONVERSATIONFD / 001
RESULTAT / SORTERAT ÄRENDE→ FÖRETAGET
FRONT DESK / E-POSTNY FÖRFRÅGAN
Nytt kundärende
Byte av varmvattenberedare
- Ärendetyp
- Ny offertförfrågan
- Kund
- Anna (exempel)
- Telefon
- 070-XXX XX XX
- Ort
- Hallstahammar
- Tjänst
- Varmvattenberedare
- Nästa steg
- Kontakta kunden om offert
ÄRENDESAMMANFATTNINGKunden önskar byta en äldre varmvattenberedare. Kontaktuppgifter har lämnats för återkoppling.
Illustrativ simulering. Inga verkliga uppgifter skickas. Svar, ärendekategorier och överlämningsrutiner anpassas efter varje företag.
03 / EN ENKEL STARTNI KAN ERT JOBB.
NI KAN ERT JOBB.
VI BYGGER MOTTAGNINGEN.
Vi utgår från hur ert företag faktiskt arbetar, inte från en färdig chatbot som ger samma svar till alla.
01
Vi lär känna er verksamhet
Tjänster, orter, vanliga frågor, viktiga undantag och hur olika ärenden ska hanteras.
02
Vi bygger FRONT DESK åt er
Kundspecifika svar, följdfrågor, ärendekategorier och e-postöverlämning.
03
Vi testar innan den går live
Vi provar verklighetsnära kundsituationer och rättar till sådant som behöver justeras.
04 / DET HÄR INGÅREN MOTTAGARE.
EN MOTTAGARE.
TYDLIGARE ÄRENDEN.
Svar på vanliga frågor
FRONT DESK utgår från era godkända uppgifter om tjänster, områden och rutiner. Vet den inte, ska den inte hitta på.
Rätt frågor till rätt kund
En offertförfrågan behöver annan information än en fakturafråga. Flödet anpassas efter ärendet.
Överlämning via e-post
Relevanta ärenden skickas strukturerat till den inkorg ni redan använder. Ni behöver inte arbeta i ett nytt CRM.
05 / NÄR NI VILL MERFRONT DESK
FRONT DESK
ELLER CAPTURE?
FRONT DESK tar emot och sorterar. CAPTURE tar vid när ni också vill ha struktur för ansvar, affärsläge och uppföljning.
| Funktion | FRONT DESK | CAPTURE + FRONT DESK |
|---|---|---|
| AI-chatt och vanliga frågor | ✓ | ✓ |
| Kvalificering av förfrågningar | ✓ | ✓ |
| Ärendeleverans via e-post | ✓ | ✓ |
| Affärspipeline och ansvarig | — | ✓ |
| Interna uppföljningsuppgifter | — | ✓ |
| Offertuppföljning och överblick | — | ✓ |
Börja med att ta emot fler kundärenden på ett bättre sätt. Bygg på med CAPTURE när ni vill följa hela affären.
Utforska CAPTURE ↗06 / FRÅGOR & SVARBRA ATT
BRA ATT
VETA.
Måste vi börja använda ett nytt CRM-system?
Nej. Som fristående tjänst levererar FRONT DESK relevanta kundärenden till er vanliga e-post. Vill ni senare ha pipeline, ansvarsfördelning och offertuppföljning finns CAPTURE.
Kan FRONT DESK svara på frågor om just vårt företag?
Ja. Vi tar fram en kunskapsbas och rutiner tillsammans med er. Agenten får inte hitta på priser, tider eller tjänster som inte har bekräftats.
Vad händer vid akuta ärenden?
Vi definierar vad som räknas som brådskande och vilka hänvisningar och överlämningar som är godkända. FRONT DESK är inte en bemannad jour och får inte utlova omedelbar hjälp.
Vad händer om AI:n inte kan svaret?
Den kan be om förtydligande eller samla nödvändig information för överlämning. Osäkra svar ska inte presenteras som fakta.
Fungerar den på Facebook och Instagram också?
Webbchatten är vår standardinstallation. Messenger och Instagram kan anslutas efter separat genomgång av kundens kanaler och förutsättningar.
Kan FRONT DESK skicka offert eller lova pris?
Inte utan att vi tillsammans har definierat och godkänt tydliga regler för det. Standardlösningen samlar underlag och skickar ärendet vidare till er.
07 / NÄSTA STEGLÅT KUNDEN
LÅT KUNDEN
FÅ ETT SVAR.
Vi visar hur FRONT DESK skulle kunna fungera för just ert företag – med era tjänster, era frågor och era rutiner.
INGEN NY CRM-MILJÖ ATT LÄRA SIG / WEBBCHATT SOM STANDARD
08 / BOKA EN GENOMGÅNG
Se hur FRONT DESK kan fungera hos er.
Vi går igenom hur era kunder tar kontakt, vilka frågor ni får och vilka ärenden som ska skickas vidare. Därefter kan vi bedöma hur en installation skulle se ut.
01Berätta kort om ert företag.
02Vi går igenom era vanligaste kundärenden.
03Ni får ett konkret förslag på nästa steg.